Planning Fallacy

Der Jahreswechsel fühlt sich immer ein wenig nach Neustart an und regt dazu an, motiviert und mit frischem Wind an Projekte heranzugehen. Wir definieren neue Ziele, legen ambitionierte Roadmaps fest und hegen Jahr für Jahr denselben Gedanken: “Dieses Jahr schaffen wir das sicher.” Doch kaum ist das erste Quartal vergangen, zeigt sich oft: Die Realität ist etwas schneller als gedacht. Deadlines rücken bedrohlich nahe, Budgets erhöhen sich, Teams kämpfen mit Engpässen. Kennst du das auch? Selten ist es so, dass ein Projekt früher abgeschlossen war als gedacht oder weniger gekostet hat.

Was hier psychologisch wirkt, hat sogar einen Namen: Planning Fallacy oder Planungsfehlschluss - der systematische Denkfehler, bei dem wir Zeitaufwand, Kosten und Risiken unterschätzen und gleichzeitig unsere eigenen Ressourcen überschätzen.

Die Planning Fallacy wurde erstmals von Daniel Kahneman und Amos Tversky (1979) beschrieben. Ihre Forschung zeigt: Wir stellen uns die Zukunft bevorzugt als Idealversion vor und blenden aus, wie Projekte tatsächlich verlaufen: mit Unterbrechungen, Abhängigkeiten, Engpässen, Abstimmungsbedarf, Krankheit und Urlaub. Erfolgserlebnisse merken wir uns stärker als die mühsamen Teile eines Projekts. Dadurch überschätzen wir unsere tatsächliche Geschwindigkeit. Gleichzeitig fällt es in Teams oft schwer, realistische Einschätzungen auszusprechen, da niemand als unmotiviert oder bremsend wahrgenommen werden möchte. So entstehen Pläne, die gut gemeint sind, aber unter Umständen wenig mit der Realität zu tun haben.

Langfristig führt der Planungsfehlschluss nicht nur zu organisatorischen Problemen, sondern vor allem zu Belastung auf der Ebene der Mitarbeitende.. Zu ambitionierte Timelines erzeugen das Gefühl, ständig hinterherzulaufen. Mitarbeitende erleben diese Lücke zwischen Plan und Realität dann nicht als “harmlosen Fehler”, sondern als permanente Zeitknappheit, erhöhten Abstimmungsdruck, ständige Prioritätenwechsel und das Gefühl, niemals „fertig“ zu sein. Es entsteht auf psychologischer Ebene chronischer Zeitdruck, der nachweislich Stresslevel erhöht, kognitive Flexibilität reduziert und langfristig die Motivation untergräbt. Aus innovativen Teams werden dann erschöpfte Teams.

3 Tipps, um den Planungsfehlschluss zu vermeiden:

- Vergangenes miteinbeziehen: Analysiert vor jeder Planung, wie lange ähnliche Projekte tatsächlich gedauert haben.

- Risiken vorab durchdenken: Überlegt in kurzen Momenten, was alles schiefgehen könnte und wie ihr das abfedert.

- Puffer einbauen: Kalkuliert von Beginn an ausreichende Zeitpuffer ein, um realistische Arbeitsbedingungen abzubilden.

Bonus-Tipp: Auch bei der besten Planung ist Stress nicht immer vermeidbar. Psychologische Beratung kann dann helfen, konstruktiv mit solchen Phasen umzugehen. Unsere Psycholog:innen bei Instahelp sind gerne für euch da.