Elektronische Beantragungs- und Genehmigungsverfahren – Zahnärzte

EBZ, das „Elektronische Beantragungs- und Genehmigungsverfahren – Zahnärzte“, ist in mehrfacher Hinsicht ein Novum. In einem bisher einzigartigen Gemeinschaftsprojekt wurde das EBZ-Modul von der KZBV und dem GKV-SV unter Beteiligung des VDDS konzipiert, entwickelt und zur Praxisreife gebracht. Und dies erstmals ohne die gematik, die bisher für alle eingeführten e-Verfahren verantwortlich war.  

EBZ ist die erste Telematikanwendung, die bestehende Prozesse in der Zahnarztpraxis deutlich effizienter gestaltet: Mit EBZ wurden HKPs (Heil- und Kostenpläne) für die Leistungsbereiche Zahnersatz (ZE), Kieferbruch/Kiefergelenkerkrankungen (KB/KGL), Kieferorthopädie (KFO) und Parodontalerkrankungen (PAR) in ein elektronisches Verfahren überführt. 

Eine gelungene Umsetzung, die zeigt, wie hilfreich Digitalisierung jenseits der klassischen Telematikinfrastruktur funktionieren kann. Und was es bedeutet, wenn die Beteiligten ihre ureigenen Belange selbst in die Hand nehmen. 

Der analoge Prozess: Zahnarztpraxis erstellt HKP, Patient bringt diesen zu seiner Krankenkasse, Krankenkasse genehmigt und sendet die Genehmigung zum Patienten, Patient geht mit dem genehmigten HKP zum ZA, ZA startet die Behandlung , Prozessdauer: mind. 2 Wochen 

Alle Beteiligten brachten in jeder Phase des Entwicklungsprozesses ihre Anforderungen, Ideen und Bedenken in das Pflichtenheft ein. Um das erste prozessverkürzende TI-gestützte Modul für Zahnarztpraxen auf den Weg zu bringen, mussten nicht nur die Papierformulare, sondern die gesamte Antragsstrecke digitalisiert werden. Die direkte Einbindung der PVS-Hersteller sorgte für die notwendigen technischen Lösungsansätze. Ein Vorgehen, das beispielhaft für weitere E-Anwendungen genutzt werden könnte:    

Bereits Mitte 2021 informierten KZBV und VDDS die Zahnarztpraxen über das neue EBZ-Verfahren, in das auch die PVS-Hersteller frühzeitig eingebunden waren und „ihre“ Praxen kontinuierlich informierten. Darüber hinaus boten die KZVen und die PVS-Hersteller des VDDS Präsenz- und Online-Informationsveranstaltungen und Schulungen speziell für Zahnarztpraxen an. Diese beispielhafte Zusammenarbeit hat nicht nur alle Beteiligten begeistert, die Ergebnisse haben auch die Zahnarztpraxen überzeugt und entlastet. Ein wichtiger Schritt in Richtung Zukunft und Akzeptanz des Projektes.

Ab dem 1. Januar 2022 startete die sogenannte Pilotphase: Praxen testeten das EBZ-Verfahren mit echten Antragsfällen, mit Krankenkassen und PVS-Herstellern. Anfängliche Startschwierigkeiten konnten schnell behoben werden. Der Echtbetrieb startete erst nach ausreichender Erprobung, sodass der Rollout ab dem 1. Juli 2022 entspannt verlief.  

Seit dem 1. Januar 2023 sind alle Zahnarztpraxen verpflichtet, alle Anträge und offiziellen, verfahrensimmanenten Mitteilungen in den Leistungsbereichen ZE, KG/KB und KFO elektronisch an die Krankenkassen zu übermitteln.

Der digitale Prozess: 

§ZA erstellt einen HKP

§Sendet diesen nach Rücksprache mit dem Patienten über KIM an die zuständige Krankenkasse

§Krankenkasse sendet innerhalb weniger Sekunden eine Empfangsbestätigung

§Eine nachgeschaltete KI prüft die eingegangenen HKPs: Regelversorgungen werden sofort von der KI freigegeben - innerhalb von Sekunden; aufwändige Planungen werden an einen Mitarbeiter weitergeleitet, der die Bearbeitung übernimmt

§Genehmigung wird per KIM an die Zahnarztpraxis geschickt

§Patient erhält von der Praxis einen Termin zum Behandlungsbeginn

Eine Win-Win-Win-Situation für Praxen, Patienten und Kostenträger. Praxen berichten, dass die Rückmeldungen der Krankenkassen teilweise innerhalb weniger Minuten in der Praxissoftware eintreffen, automatisch den richtigen Plänen zugeordnet und in der Praxissoftware archiviert werden. Dies gilt auch für Bonuskorrekturen.

Durch Zeitersparnis, schnellere Genehmigungen, weitgehende Vermeidung von Medienbrüchen, sichere Datenübertragung und -verarbeitung sowie optimierte Terminplanung bietet das EBZ nur Vorteile für Praxen, Krankenkassen und Patienten. Die vielen positiven Rückmeldungen aus den Praxen über die schnelle und einfache Anwendung des EBZ unterstreichen dies: Als Vorreiter kann die praxistaugliche Anwendung des EBZ die Digitalisierung im Gesundheitswesen vorantreiben. Bis Anfang Januar 2023 wurden bereits rund 900.000 Anträge elektronisch eingereicht und von den Kostenträgern beschieden.